医療法人の必須手続き：見落としがちな3つの届出と、スムーズな運営のための全知識

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はじめに｜なぜ医療法人には届出が必要なのか

医療法人は、都道府県知事の認可を受けて設立される特別な法人です。そのため、法律や定款で定められたルールに従って運営し、その状況を定期的に所轄官庁へ報告する義務があります。この報告を怠ると、業務が滞ったり、最悪の場合は行政処分を受ける可能性も出てきます。

毎年の手続きをスムーズに行うためには、事前に必要な届出の種類と提出時期を把握しておくことが重要です。

医療法人が提出すべき3つの主要な届出

医療法人が提出しなければならない主要な届出は、以下の3つです。

• 役員変更届
• 登記事項の届出
• 事業報告書（決算届）

それぞれについて、詳しく解説していきます。

役員変更届について

医療法人の役員（理事・監事）の任期は2年と法律で定められています。任期が満了すると、たとえ役員が変わらなくても「重任」という形で届け出が必要です。

• 提出が必要な場面: 役員が新しく就任した場合、任期の途中で辞任した場合、任期満了で役員を重任または退任する場合、役員の改姓や住所変更があった場合など。
• 必要書類: 通常、届出書、役員名簿、役員改選の件を議事とした社員総会議事録、役員を選任した理事会議事録が必要です。新しく役員になった方がいる場合は、これに加えて新役員の履歴書、役員就任承諾書、印鑑証明書なども必要となります。
• 注意点: 役員の任期が満了するたびに提出が必要なため、忘れずに社員総会や理事会で役員改選の議事録を作成し、届け出を行いましょう。

登記事項の届出について

役員の変更があった場合、法務局での「登記」も必要になります。特に見落としがちなのが、「理事長の重任」です。

• 登記が必要な場面: 医療法人は、設立や事務所の移転、登記事項の変更、解散など政令で定めるところにより登記をしなければなりません。理事長の重任は2年ごとに行う登記の一つです。
• 年間で必ず登記するもの: 毎年の決算後、資産総額の変更登記が必要です。
• 2年に一度登記するもの: 理事長の就任や重任の登記です。資産総額の登記と同時に行うとスムーズです。
• 都度登記するもの: 定款変更認可による登記事項の変更（診療所の開設・廃止、法人名称・診療所名称の変更、事務所の所在地変更など）があった場合に登記が必要です。
• 注意点: 登記が済んだら、登記事項証明書を添付して遅滞なく都道府県知事に届け出なければなりません。理事長の重任登記を怠ると過料の対象となる可能性があるため、役員変更届と合わせて忘れずに行いましょう。

事業報告書（決算届）について

事業報告書は、毎会計年度終了後3ヶ月以内に作成し、都道府県に届け出なければなりません。

• 提出時期: 毎事業年度（通常は年に1回）の決算後です。
• 必要書類・添付書類: 事業報告書、財産目録、貸借対照表、損益計算書、関係事業者との取引状況に関する報告書、監事の監査報告書などが挙げられます。
• 提出方法: 提出部数や提出先は自治体によって異なりますが、最近ではG-MIS（医療機関等情報支援システム）での提出も可能になっています。

閲覧義務: 提出された事業報告書や監事監査報告書、定款は、希望者に対して閲覧に供されます。また、これらの書類は法人の事務所に備え置き、社員や債権者から請求があれば閲覧させなければなりません。

トラブル回避のポイント

医療法人の手続きは、複雑で専門的な知識が求められます。特に、役員の任期管理や、理事長の重任登記などは見落としがちで、後から手続きが滞ってしまう原因になります。また、行政書士や司法書士の管轄する登記と、税理士の管轄する税務申告など、手続きごとに専門分野が異なるため、連携してサポートしてくれる専門家チームを持つことが、スムーズな法人運営の鍵となります。

東京武蔵野会計のサポート内容

東京武蔵野会計は、医療法人に特化した税務・会計の専門家です。医療法人の先生方が安心して日々の診療に専念できるよう、税務・会計の面から全力でサポートいたします。

• 事業報告書を含む各種税務書類の作成
• 役員報酬の適正な設定に関するアドバイス
• 複雑な税務手続きの代行
• 経営改善のためのコンサルティング

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